生涯規劃360°： 報告勿照讀 表達有訣竅
報告勿照讀 表達有訣竅
■香港中文大學專業進修學院高級講師 葉杜明博士
生涯規劃重視在成長過程中不斷檢視及累積「可轉移技能」（transferrable skills），以便應用於不同工作範疇上，讓事業發展更多元化。「可轉移技能」種類不少，其中「口頭報告技巧」（Presentation Skills）便是常見的「可轉移技能」之一，皆因由求學階段以至踏足社會，如能掌握出色的演說技巧，往往能讓別人對自己另眼相看。例如學生口頭報告出色，可令老師留下深刻印象；職場上口頭報告出色，有利與上司、客戶及下屬溝通；出色的演說技巧甚至有助贏取公眾信任，美國首位黑人總統奧巴馬就是憑藉出色的演說表達其政治理念，贏得總統寶座。
既然口頭報告技巧如此重要，我們更應早日學習掌握這項「可轉移技能」，增加求職及升學優勢，在此不妨與大家分享一些小竅門：
1. 明確主題
設計口頭報告流程猶如撰寫舞台劇劇本，必須有明確主題及精心佈局，掌握觀眾情緒及控制時間，讓觀眾抓着每個重點，切忌冗長乏味、發展平鋪直敘或橋段膚淺矛盾。口頭報告應從觀眾的角度出發，應事前了解他們的背景、對講題的認識程度及期望獲得的資訊，再來設計報告流程及內容。
報告開始時可以觀眾感興趣的話題作開場白，簡介主題及報告大綱，然後在過程中每句話都聚焦於希望傳遞的訊息，循序漸進引導觀眾掌握內容重點，並在報告結束時作總結。
2. 表達技巧
有些講者往往只顧準確地讀出投影片內容，卻忽略了肢體語言表達，因而未能和觀眾產生良好互動，內容無法令人留下深刻印象。成功的講者絕不會忽略自身的重要性，報告時會以動作、表情或聲量來幫助表達主題，這些身體語言在無形中可與觀眾產生微妙的溝通效果。
若要提升表達技巧，可在報告前多加演練，編排演講速度，設計手勢動作，以錄音或錄影方式來檢討自己的表現，也可觀摩成功人士的公開演講，例如網上廣受好評的演講節目TED，從中汲取經驗。
此外，講者也應事前了解場地設備以及觀眾語言背景，才能更有效與觀眾溝通。
3. 善用輔助工具
投影片設計與口頭報告起着相輔相成的作用，必須簡明易懂，讓觀眾一目了然。設計時除了運用標題、分段、字體、色彩或圖表令主題有系統地表達外，也可加入切題又吸引的圖片或短片，讓觀眾產生共鳴，更投入講者的演說內容。此外，講者也可準備一些立體模型或小遊戲令演說內容更具體化，提升與觀眾互動。
出色口頭報告非一日可練成，但只要肯花心思、下苦功，追求精益求精，表現便可更上一層樓，並擁有這項畢生受用的技巧。
學院網址: www.cuscshd.hk
原文刊登於2015年11月12日《文滙報》